3 070 wizyt
15 49.0138 8.38624 1 4000 1 https://mateuszczech.pl 300
organizacja zadań

Zarządzanie projektem, organizacja i planowanie zadań.

3 071 wizyt

Korzystając z narzędzi i pewnego systemu udało mi się podnieść nie tylko komfort pracy, ale także efektywność. Byłem sceptyczny co do przesadnej organizacji wszystkich czynności. Sporo się zmieniło i przygotowałem Ci niejako moje własne case study. Znajdziesz tu narzędzia oraz dokładny opis, w jaki sposób z ich korzystam. Dorzuciłem także kilka prezentów w Customer Chat (narzędzia, linki).

TL;DR Narzędzia to za mało. Same nic nie zrobią. Są jedynie pomocą.


Zarządzanie projektem

W tych elementach korzystam głównie z dwóch rozwiązań. O ile Trello jest dość oczywiste, to czy znałeś MilaNote? Połączenie tych dwóch aplikacji pozwala mi nie tylko zarządzać poszczególnymi zadaniami, ale także przenieść na diagram.

MilaNote

Ładne i schludne narzędzie, które pozwala zobrazować drogę z punktu A do punktu B. Przypomina mapy myśli, które pozwalają na dokładne rozplanowanie poszczególnych elementów. To ważne, ponieważ na podstawie tego planu możesz określić, co należy wykonać na każdym z etapów.

MilaNote posiada wersję darmową, która pozwala na stworzenie 200 kart. Myślę, że spokojnie wystarczy na projekt, czy na kilka lejków np. Facebook Ads. To, co może Ci się przydać to fakt, że utworzone tablice możesz udostępnić zespołowi. Dzięki temu możesz pracować na wcześniej przygotowanym szablonie.

Proszę, oto przykład (kliknij) jak może wyglądać przykładowy lejek dla Facebook Ads, którego celem jest rejestracja użytkowników.

Oprócz notatek tekstowych możesz dodać hiperłącza, obrazki, pliki z komputera (wideo do 50 mb, czy dokumenty Worda). Wersja płatna narzędzia kosztuje 9,99$ miesięcznie.


Trello

Ileż to musiało czasu minąć, bym się przekonał do tego wyglądu. Aktualnie moje najważniejsze miejsce. Trello składa się z trzech głównych elementów. Tablic, kart i list.

  • Tablica — jest to miejsce, czy przestrzeń, w której będziesz tworzył listy i karty. Jedna tablica to zazwyczaj jeden projekt lub np. jeden zespół projektowy.
  • Lista — listy pozwalają zarządzań zadaniami w projekcie. To za ich pomocą porządkujesz to, w jakiej formule będziesz pracował. Poniżej przykład jednej z tablic, z których korzystamy podczas tworzenia vloga. Listy mogą być także przenoszone za pomocą funkcji drag&dropp.


  • Karty — to one tworzą listy. Mogą wyznaczać poszczególne zadania. Dodatkowo każda karta może posiadać własną listę to do czy członków zespołu, którzy za dane zadanie odpowiadają.

Karty mogą być przenoszone z listy do listy, czy usuwane. Pozwalają także na wgrywanie wewnątrz załączniku, czy plików. Oprócz tego możesz zostawić tam komentarz, czy feedback, gdy przeglądasz zadania członków zespołu.

Podział projektu


W sieci możesz znaleźć mnóstwo gotowych szablonów. Przygotowałem spis tych najciekawszych i czekają na Ciebie w Customer Chat po prawej stronie. Wystarczy, że wyślesz wiadomość, a mój bot wszystko Ci podeśle.

organizacja zadań


Pracując w Trellonajcześciej spotykam się z podziałem podobym do tego. Opowiem Ci o niej na przykładzie naszego projektu vlogowego.

  • TOPICS FOR DISCUSSION — lista, w której zapisywane są wszelkie pomysły, które wymagają dyskusji np. w zespole. Najczęściej są to nowe pomysły na odcinek, czy funkcję.
  • DOING — to właśnie w tym miejscu trwa walka. Walka z zadaniem. Zapisywane wszystkie zadania, którym aktualnie się zajmujemy. Pozwala to skupić się na rzeczach, które powinny być zrobione w pierwszej kolejności oraz informują resztę zespołu o postępach.

organizacja zadań

  • TO DO — to nic innego jak spis zadań, czy czynności. Na tę listę trafiają rzeczy, które są kolejne w kolejności do zrobienia.
  • DONE — na tej liście znajdują się rzeczy, które zostały już wykonane. Wystarczy kartę z zadaniem przenieść z listy doing na done.
  • BACKLOG — spis tematów, rzeczy, pomysłów, które na chwilę obecną nie mogą być zrealizowane. Zazwyczaj trafiają tutaj tematy związane z przyszłym rozwojem, czy kierunkiem rozwoju produktu/projektu.

Praca w magazynem pomysłów


Postanowiłem opisać ten punkt, ponieważ sam na początku nie wiedziałem jak do tego podejść. A backlog jest o tyle ważny, że bardzo łatwo zrobić z niego śmietnik na rzeczy, które nie za bardzo wiemy, gdzie umieścić.


Jeżeli pracujesz nad projektem długoterminowym, to możesz wykorzystać metodę cotygodniowych statusów poświęconych backlogowi. Najlepiej, gdy określisz z góry, ile czasu możesz na to poświęcić. Dyskusje o pomysłach czasami potrafią pochłonąć kilka godzin, a nie o to chodzi.

Piramida Maslowa w projekcie

Praca na zbiorze, który może rozmiarami przypominać Mamuta, nienależy do najprzyjemniejszych. Porządek w backlogu pozwala nie tylko efektywniej zarządzać zadaniami, ale także skupić się na rzeczach istotnych. Przez istotne rozumiem tutaj takie, które mają największą wartość z punktu widzenia Twojego projektu.

Zasada, która się sprawdza w przypadku układu Trello, jest banalnie prosta. Karty na samej górze mają największy priorytet (możesz do tego wykorzystać np. etykiety), te mniej trafiają na spód. Dzięki temu każde spotkanie projektowe możesz rozpocząć od zadań najważniejszych.

Lista TODO


To narzędzie, które pozwala zapanować nad tym, co się dzieje dookoła. Służy mi także jak reminder (przypominajka) do zadań, które cyklicznie się powtarzają. Mowa o TODOIST, które jest lekkie, a praca z nim to przyjemność. Posiada także wersję dla zespołów. Ma także jedną wadę, która skreśla to narzędzie jako pomoc przy zarządzaniu projektem. Kalendarza.

organizacja zadań

 

 


Jak widzisz ten tekst miał się pojawić dużo, dużo wcześniej. Dlaczego, więc publikuję go dopiero dziś (13 stycznia)?

Priorytety

W systemie TODOIST masz do dyspozycji cztery poziomy priorytetów. To za ich pomocą określam wagę dla danego zadania. Innymi słowy, określam, które z zadań są ważniejsze od drugich. Tyle mojego. Pomaga to podjąć decyzję o kolejności wykonywania zadań, gdy zabraknie nam czasu. A tak się zdarza.

W takim systemie taki zadania przechodzą na kolejny dzień. I tu pojawia się pytanie.

Czy jeżeli nie wykonasz zadania, to czy następnego dnia powinieneś od niego rozpocząć? 

Jestem przekonany, że to dość indywidualna sprawa, choć w większości wypadków odpowiedź będzie brzmiała nie. Zwłaszcza gdy kolejnego dnia miałeś zaplanowane zadania o większym priorytecie. Umiejętność podejmowania decyzji w takich sytuacjach pozwala Ci pracować efektywniej.

A przynajmniej ja sobie tak tłumaczę moje podsumowanie w 2017 roku, które przygotował TODOIST. Możesz je zobaczyć tutaj (kliknij).

organizacja zadań

 

 

 

 

 

 

 

 


Podsumowując

Najważniejsze w organizacji zadań jest wyrobienie sobie nawyku. Narzędzia są jedynie pomocami, a o ich dobraniu powinieneś zadecydować Ty sam. Powinny spełniać Twoje potrzeby. Być może na początku wystarczy Ci samo TODOIST, a z czasem połączysz to z Trello, Asaną i Slackiem. W jednym z odcinków vloga mówiłem o tych narzędziach.

I tego Ci życzę! Samych udanych projektów! 

Udostępnij:
POPRZEDNI WPIS
209 Prasówka zSieci. 12 stycznia ❄
CZYTAJ NASTĘPNY WPIS
210 Prasówka zSieci. 16 stycznia.
O autorze
Mateusz Czech

Sporo czasu spędzam w sieci. Przez ten czas odkryłem setki narzędzi. Są wśród nich te, które mogą pomóc Ci w codziennej pracy. Ponadto jestem gadżeciarzem i fanem technologii. Prywatnie fan Apple. Zawodowo związany z Brand24.

close
Thanks !

Thanks for sharing this, you are awesome !

Przeglądanie witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie Więcej informacji

Ciasteczka cookies na tej stronie są włączone, aby dostarczyć Ci najlepszy możliwy sposób przeglądania. Jeśli kontynuujesz przeglądanie strony, bez zmiany sowich ustawień o ciasteczkach, lub klikniesz "Akceptuj", wyrażasz na to zgodę.

Zamknij